El éxito de un evento empresarial empieza por una buena organización previa

En España, la organización de eventos empresariales constituye un potente sector económico con expectativas de crecimiento, el cual ya se viene manifestando con fuerza en el exterior en diversos sectores, impulsado por las tecnologías de la información y la comunicación. Así, Londres, París, Ámsterdam y Bruselas fueron las capitales más recurridas en el pasado 2016 para acoger eventos empresariales, y con una mayor duración de días.

Evento empresarial

Las compañías son cada vez más conscientes de que la cohesión entre equipos, su implicación laboral y sentido de pertenencia a una organización, constituye un importante valor estratégico que debe potenciarse. Los eventos dirigidos a incentivar en ese sentido, mediante viajes, encuentros y reuniones de trabajo, experimentan un crecimiento significativo, es una pista de la importancia que las compañías otorgan a esta forma de estrategia empresarial.

La organización de un evento: algunas ideas

La organización previa de un evento empresarial es fundamental para el éxito de una convocatoria de este tipo. Debemos planificar todos los detalles, desde la financiación, invitaciones, seguridad…, incluido los supuestos que pudieran darse, para evitar que cualquier imprevisto desluzca el acto o lo malogre.

El presupuesto

Uno de los primeros puntos al que debemos dedicar atención es el presupuesto. Hay que valorar cada uno de los costes, así como su forma de financiación. El patrocinio es una buena manera de financiarse, casi siempre parcial, pero que puede ayudar a rebajar notablemente el monto presupuestario; implicar a los patrocinadores en el acto ayudará a que la difusión tenga un mayor alcance. Obviamente, durante la ejecución del evento, es imprescindible hacer un seguimiento continuo y controlar cualquier desviación de lo presupuestado.

El control de asistentes

El control de personal, dependiendo del tipo de evento que se trate, puede ser un elemento de importancia a tener en cuenta, especialmente por cuestiones de seguridad. Así, podría ser necesario identificar a los asistentes, controlar su edad, restringir el acceso a determinadas áreas, etc. Las técnicas de control pretéritas ya no son prácticas, y las actuales tienden a reducir al máximo el tiempo dedicado a esa acción, de forma que los asistentes no se sientan incómodos durante el registro. Las pulseras tyvek son una gran idea, económica y práctica para llevar un control; en este sentido cabe destacar las Etiquetas de Ikast como una buena opción donde encontrar y diseñar tus propias pulseras tyvek.

La animación 

La animación constituye otro punto que puede realzar notablemente el acto. Envolver la estancia con el ambiente musical o artístico adecuado, siempre produce una atmósfera cálida para los asistentes, los cuales pueden relacionarse con su entorno de una manera más relajada y receptiva. Contratar artistas es una opción muy buena para que sea un éxito y la gente pueda disfrutar más de ese momento, tales como monologuistas, actores, Djs, grupos de versiones, de jazz… Siempre pensando en el perfil que mejor se adapte al tipo de evento. Click and Sound es la web por excelencia que reúne a gran cantidad de artistas y músicos.

La tecnología aplicada

Es notorio, que hoy en día un evento que no recurra a las tecnologías, especialmente los de la comunicación e información, está condenado al fracaso. Dependiendo de la naturaleza del evento, puede ser necesario optar por tecnología para presentar, publicar, difundir o comunicar, sea en el propio entorno o hacia y desde el exterior. Para ello disponemos de tecnología que nos permite obtener resultados espectaculares, tales como vídeos o presentaciones tridimensionales. Internet es también de una ayuda notable y, últimamente, casi imprescindible; mediante la Red podemos salvar los obstáculos físicos y realizar videoconferencias online con cualquier parte del mundo.

El networking

Un evento empresarial que se precie debe prestar atención a un elemento clave: el networking. Rodearse de la gente adecuada en un evento puede resultar tan eficaz como todo el resto de acciones que tengamos programadas. Teniendo en cuenta que una reunión de empresa constituye una eficaz fórmula de comunicación y contacto personal, su aplicación dentro de un evento puede significar grandes ventajas posteriores para la empresa o sector implicados, por ejemplo en forma de protagonismo o reconocimiento de los potenciales socios, clientes, etc. Un buen manejo del neworking por parte del organizador podría suponer, por ejemplo, un aumento en las ventas de un determinado producto, la apertura de nuevos mercados, o la exploración de nuevas líneas de negocio.

La coordinación y seguimiento

Ningún evento puede llegar a buen fin sin un adecuado seguimiento y coordinación de todo lo programado. La supervisión y el control debe ser continuo y acorde al cronograma y el programa de cada una de las actividades que se hayan decidido. Sólo de esta forma podremos corregir a tiempo cualquier imprevisto o desviación, sea debido a un cambio en una actividad o el orden cronológico con que deba realizarse. Obviamente, todas las personas involucradas en el seguimiento, no sólo deben estar adecuadamente coordinadas según su jerarquía, sino también perfectamente conocedoras del plan. En este sentido, un proceso de formación previo del personal es muy necesario y conveniente.

Conclusión

Un evento empresarial exitoso debe contar con una concienzuda planificación previa, donde se analicen todas las variables, tales como el presupuesto, la organización, la gestión de los asistentes (e implícitamente su seguridad), los medios de animación, la tecnología necesaria para un buen desarrollo, y la formación del personal para la supervisión y control del acto.


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