INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión de la información empresarial constituyen un factor clave en su desarrollo. Su continua evolución pasó de ser una simple herramienta aislada y dedicada a las diferentes áreas de gestión de un negocio, para convertirse en un elemento de trabajo competitivo, global, escalable, modulable e incluso estratégico, de forma que incluso se han llegado a generar nuevos modelos de negocio basados en estos sistemas. Al conjunto de ellos, convenientemente estructurados, los conocemos en la actualidad como ERP’s, acrónimo en inglés de Enterprise Resource Planning (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales); también son conocidos como Sistema integral de empresa, Sistema integrado de gestión, o simplemente Sistema empresarial.
En la actualidad, numerosas grandes empresas, y también pequeñas y medianas, recurren a los ERP para la gestión, planificación de recursos, producción y distribución de bienes y servicios. También aquellas empresas gestoras se benefician de estas tecnologías, los programas para gestorías basados en ERP constituyen uno de los sectores más extendidos, donde los procesos operativos o de procedimiento legal pueden ser ajustados a las necesidades que se vayan presentando; todas las áreas de gestión (documentación, administración fiscal, laboral, financiera, impositiva…) pueden ser llevadas de forma integral mediante un sistema ERP.
En definitiva, aunque la definición de un ERP es bastante amplia, podemos convenir que se trata de un sistema informático que agrupa todos los procesos, tanto internos como externos, que están relacionados con el funcionamiento global de una empresa. Los ERP permiten a las empresas controlar la información que se genera en cada departamento y sus correspondientes niveles, integrando en tiempo real toda esa información en una base de datos.
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
El esqueleto de los ERP comenzó a formarse en EEUU durante la Segunda Guerra Mundial, con el objetivo de apoyar al Ejército en la gestión de los recursos materiales. Fueron llamados inicialmente MRPS (Material Requeriments Planning Systems), o sistemas de planificación de requerimientos de materiales. Posteriormente, en la década de los 60, se retomó la idea del MRPS por las compañías manufactureras para gestionar sus inventarios y planificar y racionalizar el uso de los recursos, de forma acorde con la demanda real de los productos, evolucionando así a MRP (Manufacturing Resource Planning). En los años 80 evolucionaron para manejar también la relación entre clientes y proveedores, siendo conocidos como MRP II.
En la década de los 90, la globalización dio paso a una nueva era de la gestión empresarial, siendo demandados sistemas que permitieran integrar todas las partes del negocio. Así, la industria del software comenzó a desarrollar aplicaciones para conseguir unificar los distintos sistemas MRP I y MRP II, y que más tarde se transformarían en los actuales ERP.
Históricamente, podemos considerar el software de gestión contable como el primero que se adoptó en las tareas de gestión empresarial. Posteriormente, se unió la gestión administrativa para la confección de facturas que enlazaba con el programa de contabilidad. Los sistemas de control de stocks vinieron a crear un nuevo vínculo entre productos almacenados, pedidos e incluso materiales y recursos para la producción, mediante el software de gestión de almacén. Hoy en día, los ERP llegan más lejos, incluyendo áreas de la empresa como ingeniería, programas de gestión de proyectos, logística, recursos humanos, etc.
FALSOS CONCEPTOS SOBRE LOS ERP’s
Muchas veces el concepto de ERP es ambiguo o no se entiende demasiado bien, siendo confundido con un software o aplicación que gestiona una empresa o parte de ella. Por ejemplo, una aplicación contable, o de gestión de almacén, o de ventas y facturas, no es un sistema ERP. Los programas desarrollados a medida, aunque sean capaces de llevar la gestión de todas las áreas de una empresa, no encajan en un sistema ERP. La integración de varios programas de gestión (contabilidad, compras, ventas, facturación…) tampoco se pueden considerar ERP, pues su función es sincronizar información entre las distintas bases de datos, y no es un sistema en sí mismo, sino un conjunto de sistemas independientes que han sido integrados. En general todas estas aplicaciones podrán funcionar perfectamente en la empresa para la que fueron creadas, pero podrían ser inservibles o limitadas si deseamos llevarlas a otro tipo de negocio.
Para que un sistema se identifique o pueda considerarse como ERP, debe poder hacer todo eso, pero además debe ser un sistema estándar, modular y configurable. Es decir, que pueda implantarse en cualquier empresa y funcionar como se espera.
En consecuencia, un ERP debe tener:
- Flexibilidad: con objeto de responder a las necesidades y cambios que se vayan presentando en la empresa.
- Adaptabilidad: para cubrir la necesidad de cada empresa, las cuales manejan sus propios procesos.
- Modularidad: es decir, que cualquier módulo pueda independizarse o separarse de otros módulos sin afectarles.
- Integridad: que permita a la empresa comunicar e intercambiar información en tiempo real entre todas las áreas o departamentos.
CÓMO FUNCIONA UN ERP…
Un ERP consiste en un software enfocado a la gestión, integrado por un conjunto de bases de datos correspondientes a los distintos departamentos de una empresa. El sistema está organizado en módulos, los cuales se conectan a las bases de datos según el requerimiento de cada departamento.
Los ERP pueden ser de código abierto o de propietario. Los de código abierto están generalmente desarrollados por comunidades de programadores, y aunque en principio se distribuyen gratuitamente, requieren de una implementación por personas capacitadas, en consecuencia suele tener un coste para la empresa. Los ERP de propietarios son desarrollados por empresas del sector informático, que los comercializan e implementan con su correspondiente licencia, en muchas ocasiones ligados también a un contrato de mantenimiento. Estos aportan obviamente una garantía de funcionamiento del sistema, al disponer de un área de soporte permanente.
Pongamos el ejemplo de funcionamiento del ERP de una empresa que se dedica a la carpintería de aluminio. Podemos hacer un esquema de cómo se pueden integrar todos los procesos, desde que se realiza un pedido por parte del cliente hasta la definitiva entrega del producto.
- El cliente realiza el pedido. El vendedor lo registra en el sistema.
- El área de producción recibe la notificación de que se necesita fabricar un determinado producto.
- El área de gestión de suministros también recibe un aviso para que se realice el correspondiente control de inventario de los materiales que serán necesarios para la fabricación del producto. Si es necesario reemplazar el stock, se encargará de esta actividad; simultáneamente, en el área financiera se recibirá la información sobre el gasto requerido para adquirir la materia prima.
- El área financiera también será informada de la necesidad de cobrar el producto vendido, y posteriormente el área contable recibirá la información sobre costos y facturación.
- El área de logística será informada sobre el pedido para que puedan programar el transporte y entrega, atendiendo al tiempo que se requiere para la fabricación.
En definitiva, se puede observar que en un ERP todos los sectores de la empresa tienen acceso en todo momento a lo que sucede con el pedido de principio a fin, pudiendo seguirse en tiempo real todos los pasos que se van dando, desde que un producto es solicitado hasta que es entregado al cliente.